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电器行业系统使用解决方案一

客户的业务流程及岗位操作规范非常重要,若因为流程规范问题导致的数据不准确,软件是无法从根本解决的,根本解决方案只能通过调整企业内部流程规范完成。


客户现状:

1、销售人员开票时间延后,采用手工单据给与用户,销售员后续再补录销售单据;

2、商品入库时单价为1元,没有录入正确的采购价格;

3、出纳账没有录入正火系统;

4、会计使用第三方软件手动做凭证,需要会计手动计算均价和出库成本,以及所有权等相关数据;

5、会计使用第三方软件重复做进销存和会计凭证;

6、反馈正火系统不好用,数据不准确;


问题分析:

1、因为开票不及时,将导致以下问题:

      a、公司无法及时掌握销售数据,进行销售数据分析;

      b、后期补录单据时,若修改销售时间为原来的时间,则会导致销售报表查询时感觉数据不问题,随时再发生变化;

      c、系统出纳上无法查询准确的门店或企业收款情况;

      d、所有数据通过微信、QQ或其他方式传递回公司,公司财务人员拿的财务的工资,做的确实销售内勤做的事情,每天在对账、录单,岗位完全错位,效率低下;

      e、若是批发单据未及时录入,则会导致公司和批发客户之间的账务往来不及时,可能导致没有钱还在发货的情况;

2、因为入库单价不正确,将导致以下问题:

     a、商品的库存金额完全是错的,只能管到库存数量;

     b、正火系统的会计凭证功能无法使用,因为取出的数据不准确;

     c、商品销售的利润表不正确,后期很多与金额相关的报表都不正确;

     d、正确业务流程无法打通,只能通过人工多套系统或重复劳动;

     e、入库价格不正确,财务的应付款和冲抵也就不正确,最终财务的整体数据也不正确,从而财务功能无法正常使用;

3、报表查询的时候数据不准确,感觉再变化的主要原因:

     a、企业存在后续补录单据的情况,而补录的时候在修改业务发生日期,这种情况数据发生变化很正常;

     b、前后查询条件不一致,请仔细检查时间及时间类型,以及查询条件是否存在 空白 字符等;


解决方案

1、采用重启方案,将之前的数据由正火工程师在后台全部处理为已生成凭证,清空往来单位的所有往来数据(往来明细表),将供应商和批发客户的预付款和返利款改成0,清空会计凭证的所有单据数据;

2、通过付款登记重新做预付款到供应商账户,录入当下正确的预付款余额;

3、通过付款登记重新做冲抵返利款,付给客户正确的返利款余额;

3、通过收款登记重新做冲抵返利款,收到供应商给与的返利款余额;

4、通过收款登记重新做预收款到客户账户,录入当下正确的客户预收款余额;

5、计算出纳资金库和正确余额和系统的余额的差额,然后通过其它收支进行相应的增加,最终将出纳的余额调整正确;

6、重新录入会计凭证的期初数据,期初数据必须时当前时间节点的所有余额;

7、按照正常的进价入库、及时录入销售单据和收款,确保业务和出纳数据的及时性;

8、通过正火业务数据生成相应的凭证,在生成凭证时自动关联对于的业务部门、单位和个人,实现辅助核算;

9、尽量做到当日事、当日毕,不拖延!

10、单据的录入质量和工资业绩挂钩、促进工作人员养成良好的习惯!


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